Instellingen KNNV-mail

Deze pagina bevat informatie over de instellingen om gebruik te kunnen maken van de nieuwe mailomgeving van de KNNV. Dat betreft alle mailadressen die eindigen op .knnv.nl

Wat gaat er gebeuren?

Omdat we het laatste jaar problemen hebben gehad met het mailverkeer (zoals meer spam, geweigerde mails), bleek het nodig om een nieuwe mailserver te gaan gebruiken. Dat gaan we deze maand (januari 2024) doen. De gegevens zetten we centraal over op de datum uit het schema en daarna kun je met het aanpassen van de instellingen je eigen mailprogramma weer gebruiken. Alle mail wordt door onze mailprovider Hoasted overgezet, dus er gaat niets verloren. Mails die binnenkomen in de periode dat het geheel wordt overgezet, vind je terug als je op de nieuwe manier weer inlogt. De inloggegevens gaan ook over, zodat je met je bekende gebruikersnaam en wachtwoord verder kunt. Als dat niet lukt, zie je de oplossing verder op deze pagina.

Planning

Van 16 januari t/m 26 januari proberen we alle afdelingen en landelijke werkgroepen over te zetten. Elke afdeling of werkgroep heeft een eigen migratiedag. Hier is het schema te zien (planning). In de loop van die dag kun je weer bij je mail als je je instellingen aangepast hebt.

Handleiding

De mail wordt op veel manieren op allerlei apparaten gebruikt. Ook met verschillende besturingssystemen als Windows, iOS, Android en nog veel meer. Van de meest gebruikte is een handleiding gemaakt. Download hier de handleiding (versie 1-2-2024). Je vindt er ook de algemene instellingen die je kunt gebruiken, ook als je een ander e-mailprogramma gebruikt dan beschreven in de handleiding. We zullen de handleiding blijven actualiseren. Een van de mogelijkheden is ook dat je de mail vanuit je webmail laat doorsturen naar je lokale programma. Dan hoef je niets te wijzigen natuurlijk of (als het niet goed meer werkt) het doorsturen in webmail instellen.
In de meeste gevallen hoeft in je mailprogramma bij instellingen alleen de servernaam en de poort aangepast te worden. Bij de in- en uitgaande mail moet dan mail.knnv.nl worden ingevuld (waar nu webmail2.antenna.nl staat). Wijzig de poorten in 993 voor inkomende mail en 465 voor de uitgaande mail. SSL en Verificatie aanvinken. Probeer dit eerst.

Hier staan nog veel meer handleidingen van emailprovider Hoasted. Realiseer je wel dat de specifieke instellingen (poorten, in- en uitgaande mail) hier niet goed in staan.

Webmail via Roundcube blijft werken

Een mogelijkheid om, buiten alle aanpassingen om, je mail te blijven gebruiken, is webmail. Nadat je afdeling is overgezet, kun je inloggen op webmail.knnv.nl met je gebruikersnaam en wachtwoord. Dat is tegelijk een controle of je inloggegevens goed zijn. Als dit niet lukt of als je je wachtwoord niet meer weet, kun je een nieuwe aanvragen bij je mailmaster.

Hier staat een algemene handleiding van Roundcube (het programma van onze webmail).
Let op: de algemene uitleg van Roundcube geldt ook voor ons, maar het inlogadres is dus anders: webmail.knnv.nl

Elke afdeling/landelijke werkgroep mailmaster die helpt

Elke afdeling/landelijke werkgroep heeft een zogenoemde mailmaster die je kan helpen bij de goede instellingen. Het streven is echter dat je met de informatie van deze pagina je eigen mailprogramma’s kan instellen.
De lijst van mailmasters per afdeling vind je hier. Staat er nog geen naam bij je afdeling/landelijke werkgroep, dan is deze nog niet doorgegeven aan het landelijk, of nog niet verwerkt. Vraag het dan aan je bestuur.
Voor zover je het niet weet, kun je het mailadres van je mailmaster bij je secretaris krijgen. Vanwege de AVG (vertrouwelijkheid) publiceren we die hier niet openbaar.

Hulp voor mailmasters

Kom je er als mailmaster niet uit? Elke mailmaster heeft een mailcoach die je kan helpen. Vragen aan de mailcoach kunnen alleen door de mailmaster gesteld worden via dit vragenformulier.

Adressenboek

Een punt van aandacht is nog het adressenboek. Bij je eigen programma’s en apparaten blijven die gewoon in tact. Als je tussentijds webmail gaat gebruiken, wordt in dat programma het adressenboek van webmail gebruikt. Alleen als je eerder altijd webmail gebruikte, is het adressenboek ook overgezet (indien dit specifiek is aangegeven door je afdeling). Dus het kan zijn dat je bij tussentijds gebruik van webmail handmatig adressen moet inbrengen. Geen zorg, dat is opgelost als je je eigen programma’s weer hebt ingesteld en gaat gebruiken.

Veel gestelde vragen en antwoorden

Wat gebeurt er als ik mijn mailinstellingen niet wijzig?
Dan krijg je geen nieuwe mailtjes meer. En je kunt ook niets versturen. De mailtjes die je al had, blijven gewoon bewaard. Op het moment dat je je mailinstellingen succesvol gewijzigd hebt, komen de naar jou verzonden mailtjes alsnog binnen.

Let op: je kunt altijd bij je mail via Roundcube! Hierin staat altijd een actueel overzicht van je mail. Inloggen kan (na de migratie) via http://webmail.knnv.nl

We willen graag nieuwe emailadressen voor onze afdeling/werkgroep
Dat willen we graag voor jullie doen, maar graag pas na de mailmigratie omdat het anders te druk wordt.
Let op: de ‘speciale’ emailadressen zoals redactie_epe-heerde@epe-heerde.knnv.nl zetten we wel gelijk over naar redactie@epeheerde.knnv.nl

Mijn mail wordt nu doorgestuurd naar een ander adres, blijft dat behouden?
Ja, de instellingen over het doorsturen van mail worden meegenomen tijdens de migratie. Dit geldt ook voor de ‘aliassen’. Dit zijn emailadressen die geen emails bevatten, maar gelijk de mails doorsturen naar een ander account.

Onze afdeling heeft geen mailmaster, wat nu?
Gebruikers worden in de eerste plaats gevraagd zelf hun emailinstellingen te wijzingen, lukt dit dit en heb je geen mailmaster, gebruik dan webmail van Roundcube. Of kijk dan of je zelf een handig iemand kent, of vraag de mailmaster van je ‘buurafdeling’ of hij/zij wil helpen. Als de meeste afdelingen goed ingesteld zijn, krijgen de mailcoaches ook meer tijd en zal die optie in beeld komen. Dat zal zeker niet voor 1 februari 2024 zijn is de inschatting.

Voortgang

We doen er alles aan om het overzetten volgens schema te laten verlopen. Omdat niet iedereen altijd beschikbaar is kan het soms nodig zijn om te wachten tot het antwoord is ontvangen. Met de groep vrijwilligers die zorgen voor de ondersteuning gaan we deze klus aan. Mocht het echter niet helemaal naar wens verlopen dan vragen we je begrip hiervoor. Uiteindelijk komt het in orde en kun je via webmail altijd verder met je communicatie.

Als er zaken zijn die we tijdens het omzetten tegenkomen en voor iedereen gelden, zullen we deze pagina daarop aanpassen.

We wensen je succes met het omzetten en het gebruik van het nieuwe systeem op de wijze zoals je bent gewend.

Het mailmigratieteam: Berry, Dick, Herman, Rico, Ingeborg, Yvonne en Wanne